Bilingual Executive Assistant / Assistant de Direction Bilingue (h/f)

ACC, Automotive Cells Company, is a joint venture between Saft-TOTAL and Stellantis, and was created with one purpose: become a major actor of cells and modules of the hybrid and electrical vehicles of tomorrow, able to compete with the current leaders of this market.
 
It is a human and technological adventure. Rich with the industrial background of its founding companies, the ambition of this joint venture is to develop and industrialize innovative high-tech products, with great autonomy, with competitive quality and cost price, which would answer to the needs of Stellantis and other manufacturers.
 
For this purpose, we are hiring a Bilingual Executive Assistant (M/F) at Levallois-Perret (92). They support the Finance Director and the Sales Director for all the administrative tasks.
As they will be in close contact with customers and partners from all over the world, hence an international culture will be needed.
 
key responsibilities:
-         proactively manage the meetings set-up and organization, internal and external.
-         ensure that all travels are properly organized and that the expenses are managed on time using the ACC tools
-         support actively the organization of marketing events, showrooms and customer visits to ACC sites 
-         manage the archiving of all legal documents and assist with ACC key decision processes
-         assist manager by performing related duties.
-         aid in developing, coordinating, and enforcing systems, policies, procedures, and productivity standards.
-         document meeting minutes of team meetings and follow up due dates of open actions
-         prepare and organize customer visits internal and external
-         providing administrative assistance, such as writing and editing e-mails, drafting memos, and preparing communications on the executive’s behalf
-         maintaining comprehensive and accurate records
-         organize meetings, including scheduling, sending reminders, and organizing catering when necessary
-         answer phone calls in a polite and professional manner
-         manage the executive’s calendar, including making appointments and prioritizing the most sensitive mat
-         support Finance team for subsidies/eligible cost reporting to French and German administrations
-        other tasks such as reception and mail processing can be asked




 
know-how:
-         ability to interact with and coordinate various people
-         MS Office, including Teams and Outlook
 
key behaviors:
-         customer (internal/ external) focus
-         listening skills and good interpersonal relationship
-         multi-tasks, autonomous
 
The ideal candidate has at least 10 years of experience as a senior executive assistant.
Because this project evolves in an international environment, the ideal candidate must be bilingual (English and French).
Are you motivated to work in an international environment within a dynamic team? Do you want to put into good use your knowledge, while acquiring experience in the energy storage field? Don’t wait, apply !
 
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ACC, Automotive Cells Company, co-entreprise Saft-TOTAL et Stellantis a été créée avec pour objectif de devenir un acteur majeur des cellules et de modules de batteries, pour les véhicules électriques et hybrides de demain, capable de rivaliser avec les leaders actuels du marché.
C’est une aventure humaine et technologique. Riche de l'histoire industrielle de ses sociétés fondatrices, l'ambition de la co-entreprise est de développer et d'industrialiser des produits innovants, de haute technologie, avec une grande autonomie, de qualité et à coût de revient compétitif, répondant aux besoins de Stellantis et d'autres constructeurs.
 
Pour cela, nous recrutons un(e) Assistant(e) de direction Bilingue (H/F) à Levallois-Perret (92). Il / elle assistera la directrice Finance et le directeur Ventes dans les tâches administratives.
Comme il / elle sera en contact avec des clients et des partenaires provenant du monde entier, il / elle doit posséder une forte ouverture à l’international.
 
missions principales :
·        gérer de manière proactive l’organisation et la mise en place internes et externes de réunions
·        s’assurer que les déplacements soient organisés convenablement et que les dépenses soient gérées avec l’utilisation d’outils ACC
·        intervenir dans l’organisation d’événements marketing, showrooms et visites clients sur les sites d’ACC
·        s’occuper de l’archivage des documents juridiques et intervenir dans les processus de décisions clés
·        assister le manager en effectuant des tâches liées
·        aider au développement, à la coordination et au renforcement des systèmes, des politiques, des procédures et des standards de productivité
·        documenter les comptes rendus des réunions d'équipe et suivre les dates d'échéance des actions ouvertes
·        préparer et organiser des visites internes et externes de clients
·        apporter une assistance administrative, à travers l’écriture et la révision de mails, la rédaction de mémos, et la préparation de communications au nom du directeur associé
·        maintenir les dossiers complets et fiables
·        organiser des réunions, à travers la planification, l’envoi de rappels
·        répondre au téléphone de manière professionnelle
·        gérer le calendrier du directeur associé, en organisant les rendez-vous et en priorisant les sujets les plus sensibles
·        aider l’équipe Finance pour le reporting des subventions / coûts éligibles aux administrations française et allemande
·        d'autres tâches telles que la gestion de l'accueil et la réception du courrier pourront être demandées




 
savoir-faire :
·        capacité d’interagir et coordonner différentes personnes
·        maîtrise de la suite Office, notamment Teams et Outlook
 
savoir-être :
·        orientation client (interne/externe)
·        écoute, bonnes relations interpersonnelles
·        être multi-tâches, autonome
 
Vous bénéficiez d’une expérience d’au moins dix ans en tant qu’assistant(e) de direction senior. Vous possédez idéalement une expérience en organisation d’événements marketing et de visites de clients internationaux sur des sites industriels. De par l’environnement international de ce projet, un profil bilingue est attendu.
Vous êtes motivé à travailler dans un environnement international au sein d'une équipe dynamique ? Vous souhaitez mettre à profit vos connaissances tout en acquérant de l'expérience dans le domaine du stockage d’énergie ? Vous êtes un bon communicant et parlez anglais couramment ? N’attendez plus, postulez !

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