Assistant de Direction Général H/F

  • Date de publication
    2019-05-23T14:12:19
  • Localisation
    69130, Rhône
  • Domaine d'activité
    Assistanat
  • Type de contrat
    CDI
  • Début de contrat
  • Rémunération
    33000 € - 35000 €

A la recherche de nouvelles affinités professionnelles ? Spring, cabinet de conseil en recrutement et intérim spécialisé, recrute pour son client, basé sur Ecully, un Assistant de Direction H/F en CDI.

Vos principales missions :
•    Courrier :
o    Traitement (dépouillement et tampon dateur) du courrier postal reçu et transmission aux personnes directement concernées. Traitement du courrier du Directeur Général et tri dans les parapheurs.
o    Traitement des documents à porter à la signature du Directeur Général et tri dans les parapheurs correspondants accompagnés de la demande d'approbation signée par le membre du COMEX référent.
o    Gestion des tâches protocolaires du Directeur Général : rédaction courrier, vœux, lettres de remerciement, invitations aux événements internes au nom du Directeur Général, …
o    Traitement des mails reçus de 1er niveau (dispatch).

•    Rendez-vous :
Préparation et gestion des rendez-vous internes et externes (partenaires et new businesses) : préparation et mise en forme (recherche d'historique, informations, mise à jour, …) des dossiers en coordination avec la PMO du Directeur Général.

•    Déplacements
En lien avec le ou la Travel & Mobility Manager, centralisation et mise en place des documents pour les Global COMEX avec le planning de chaque membre du COMEX. Pour le Dean assurer la bonne coordination de la gestion de ses déplacements ainsi que ceux de ses invités : réservation d’hôtels, trains/avions, gestion des visas et des notes de frais. Inscription en ligne ou auprès de correspondants aux évènements internationaux (EFMD, AACSB, …) et inscription dans son planning outlook du déroulé de ces évènements.

•    Logistique
Réservation des salles de réunions, commande des pauses, réservation des restaurants, rédaction de l'agenda lors des déplacements à l'étranger, inscription aux salons ou évènements à l’étranger…

Transmission du planning hebdomadaire voir journalier du Président du Directoire aux personnes relais des différents campus, réservation des salles, logistique pause…
•    COMEX : Global COMEX, G7 et InterCOMEX soit environ une réunion hebdomadaire planifiée le vendredi matin
Responsable de l’organisation des réunions (planning annuel), convocation Outlook des membres du COMEX, logistique associée (prévoir visio conférence pour les membres du COMEX ne pouvant se déplacer, réservation des salles sur site, pause,…)

•    Suivi gouvernance :
o    Planification des Conseils d'Administration, comités d'audit, CNR, COPIL, diverses réunions en collaboration avec la chef de projet juridique. 
o    News of the board : rédaction de la lettre d'information aux membres du CA tous les trimestres après récolte des nouvelles informations en interne (Direction Entreprise, Direction Global Affairs, Direction Académique, Faculté, …)

•    Suivi de l'unité budgétaire :
Etablissement des bons de commandes, puis suivi des factures. Effectuer différentes commandes pour le compte de la Direction Générale. 

Profil recherché :
•    Vous êtes diplômé d’un Bac+5 ou expérience équivalente et disposez d’une expérience similaire réussie d'au moins 5 ans. 
•    Vous avez d’excellentes capacités de communication à l’oral comme à l’écrit. Vous parlez couramment l’anglais et le français. 
•    Vous avez une très bonne maitrise des outils bureautiques, des systèmes d’information et outils numériques. 
•    Vous êtes doté d'un bon esprit de synthèse, vous savez prioriser et respecter les délais. 
•    Vous êtes reconnu pour votre discrétion et avez une bonne gestion du stress.
•    Vous êtes autonome mais avez également le sens du travail en équipe et également de manière transverse.
•    Rigueur, sens de l'organisation, disponibilité, réactivité et proactivité sont les qualités essentielles pour réussir dans ce poste.
 
Démarrage : Mi Mai 2019
Rémunération : 33/35 K€ brut par an
CDI