Assistant d'Agence H/F

  • Date de publication
    2018-07-16T07:06:59
  • Localisation
    Gonesse, Val-D'Oise
  • Domaine d'activité
    Assistanat
  • Type de contrat
    CDI
  • Début de contrat

A la recherche de nouvelles affinités professionnelles, Spring, Cabinet de conseil en recrutement et intérim spécialisé accélère votre carrière et vous guide vers l'emploi qui vous ressemble. 
Nous recherchons pour notre client, entreprise spécialisée dans la logistique située à Gonesse (95), un Assistant d'Agence H/F en CDI.

Vos missions:
Rattaché au Directeur d'agence.
L’Assistant d’Agence gère les tâches administratives et généralistes de l’agence, en liaison avec les différents services de l’agence.
Il assiste le Directeur d’Agence et est le correspondant RH, informatique et comptabilité de l'agence vis à vis des services centraux.

Activités et Objectifs Globaux:

1) Accueil téléphonique et courrier:
- Assure le standard téléphonique général ;
- Récupère les appels des personnes déjà en ligne ;
- Prend les messages lors des absences ou congés des collaborateurs du CODIR agence ;
- Reçoit, ouvre et dispatche le courrier ;
- Assure l'accueil des visiteurs et des entreprises extérieures;

2) Gestion du personnel:
- Gère et suit les congés de tout le personnel de l’agence (y compris les antennes) ;
- Gère les tickets restaurant de l’agence (y compris les antennes) ;
- Contrôle les notes de frais de l’agence ;
- Gère les visites médicales obligatoires ;
- Distribue ou envoie les bulletins de paie ;
- Déclare et suit les accidents de travail et les arrêts maladie ;
- Suit l'ensemble des formations du personnel de l'agence et alerte sur les échéances sécurité (y compris les habilitations, CACES ..)
- Tient à jour les dossiers du personnel ;
- Assure, organise et suit l'accueil et l'intégration des nouveaux arrivants ;

3) Gestion administrative:
- Il assiste le Correspondant QSE dans ses missions liés au système de Management intégré Qualité Sécurité Environnement.
- Prend en compte les réclamations écrites des clients et les saisit dans la base Notes pour le site de l'agence ;
- Gère la caisse de l’agence et des antennes ;
- Gère les litiges et les NC liées aux factures fournisseurs d'achats communs et les saisit dans la base Notes ;
- Gère le parc de véhicules d'intervention (assurances, contrôles techniques, déclaration d'accidents, frais de cartes de carburants ...)
- Suit et contrôle les facturations GSM de l’agence et des antennes ;
- Suit les stocks et les commandes des fournitures de bureau ;
- Gère les frais généraux de l’agence et des antennes ;
- Réserve et commande les billets de transports et les véhicules de location ;
- Gestion des litiges pour tout partie de l'agence ;
- Assure le suivi et la mise à jour des affichages (y compris légaux) ;
- Suit et tient à jour les registres obligatoires (sécurité, déchets, …) ;
- Traite les facture fournisseurs liées aux dépenses communes (hors magasin) ;

4) Gestion des infrastructures:
- Suit et contrôle les contrats véhicules techniciens ;
- Planifie, suit les contrôles périodiques et visites d’entretien des infrastructures et équipements de l’agence (y compris véhicules) ;
- Assure la coordination et la bonne réalisation des travaux correctifs suite aux contrôles ;
- Assure le classement, la mise à jour, l’archivage des dossiers technique et de maintenance des infrastructures et des équipements de l’agence

5) Gestion des VGP:
- Assure le suivi de la bonne réalisation des VGP en liaison avec les prestataires ;
- Réceptionne l’ensemble des rapports VGP de l’agence et des antennes pour les matériels clients ou internes ;
- Trie, contrôle et classe les rapports VGP ;
- Génère les commandes d’achat, les réceptionne et communique le numéro de commande au prestataire ;
- Génère si nécessaire des avis OVGP ;

6) Correspondance informatique:
- Assure la liaison pour les problèmes de matériels entre l’agence et le central ;

7) Correspondance comptabilité:
- Edition des statistiques générales de l'activité agence (suivi chiffre d'affaires, etc...) à la demande du Directeur d'agence

8) Continuité du Service Clients:
- Il (ou elle) vient en renfort des Assistant(e)s de l'agence si le service au client l’exige, notamment en ce qui concerne la gestion administrative des contrats
- Validation des données et création de tous les contrats d’entretien, contrats LLD et contrats VGP ;
- Création des contrats de financements LCD et démo ;
- Facturation de tous les contrats (en dehors des facturations automatiques), y compris les heures supplémentaires, les contrats à l’heure ou à faible engagement

Formations / Connaissances / Aptitudes:
Diplôme: BAC Général, BAC Technique
Connaissances: Pack office, SAP, process internes GOA, expérience dans l'assistanat
Aptitudes: Sens du contact et du service, rigueur, organisation, gestion des priorités

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