Assistant administration des ventes (h/f)

A la recherche de nouvelles affinités professionnelles ?
Spring, cabinet de conseil en recrutement et intérim qualifié recherche pour l'un de ses clients basé à Paris (75011) un Assistant Administration des Ventes H/F, pour une mission d'intérim de 5 mois minimum dans le cadre d’un remplacement pour un congé maternité.


Mission principale :
Assurer le suivi à distance des clients et de leurs commandes, en collaboration avec les commerciaux et la direction commerciale.


Activités principales :


Faire les offres de prix en collaboration avec le vendeur :
- En autonomie à partir des « price list » pour produit standard ou recherche de l’historique des prix du client
- En lien avec les BDM pour les produits sans tarif ou les demandes particulières
- Faire des propositions alternatives au client en cas de produit indisponible ou obsolète
- Faire valider au vendeur selon le client et/ou le montant
- Enregistrer les offres de prix dans l’ERP et éventuellement sur le portail du client
- Assurer avec le vendeur le suivi et la relance des offres auprès du client


Enregistrer les commandes :
- Revue de contrat : vérifier la conformité de la commande soit avec l’offre effectuée soit avec les conditions du contrat annuel
- En l’absence de contrat ou d’offre, vérifier que la commande est acceptable en l’état, sinon refaire une offre de prix
- Saisir la commande dans l’ERP
- Après validation des assistantes de gestion, envoyer sous 48h l’accusé de réception au client et/ou accuser si nécessaire sur le site du client


Assurer le suivi des commandes :
- Gérer le portefeuille clients (demande d’avancement, de report ou d’annulation, mise à jour des fichiers récurrents) 
- Suivre les expéditions clients (groupage)
- Informer le client en cas de problème et proposer des solutions
- Intervenir auprès du client en cas de problème de recouvrement 
- Pour les commandes en prépaiement, établir la facture pro-forma et suivre son paiement
- Informer le client et le vendeur en cas de blocage du compte par la comptabilité


Gérer les retours client et les réclamations :
- Emettre le numéro de retour après accord du service qualité
- Relancer si nécessaire le service qualité pour respecter le délai de traitement des retours
- Faire émettre l’avoir si nécessaire par le département dédié
- Saisir si besoin la commande de remplacement dans l’ERP
- Informer le client des décisions prises et lui transmettre les éventuels rapports d’analyse


Missions annexes :
- Gestion de stocks
- Archivage des documents commerciaux 
- Veiller au respect des procédures qualité et consignes de sécurité en vigueur dans l’entreprise




Profil recherché :


Maîtrise impérative de l’anglais (lu, écrit, parlé) et maîtrise éventuelle d’une autre langue - Maîtrise de la bureautique – La connaissance d’un ERP est un plus – La connaissance des produits est un plus.


Savoir – Faire :
Maîtrise des Incoterm et des modalités de paiement à l’export – Savoir rédiger des courriels en français et en anglais


Savoir – Etre :
Souci de la satisfaction client – Autonomie – Diplomatie – Rigueur – organisation - Résistance au stress – Esprit d’initiative – Sens relationnel

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