5 bonnes pratiques pour organiser vos réunions

  • 29/04/2016
  • 10:34
Mot-clé :

La réunionite aiguë est un syndrome fréquent dans les entreprises … En moyenne, un cadre y consacre 16 ans de sa vie professionnelle. Il est donc urgent d’optimiser leur organisation. Spring liste pour vous 5 bonnes pratiques à suivre.  

1/ Faîtes des réunions debout

A pratiquer uniquement pour des réunions courtes de 15 à 30 minutes. Le fait d’être debout force à prendre des décisions plus rapidement et surtout à ne pas partir dans des digressions interminables. Un mot d’ordre : l’efficacité… Et c’est bien mieux comme ça.

2/ Sortez du cadre habituel avec un walk and talk

On le sait, rester assis toute la journée, ce n’est pas bon pour la santé. Avec une réunion sous format walk and talk, on quitte le cadre de l’entreprise, pour, en prime, profiter d’une balade. Ce système permet de changer d’environnement, de se décontracter et donc d’être plus attentif. Pratique quand on sait que les cadres restent en moyenne concentrés pendant 52 minutes (d’affilée ?). Autre avantage : ce format limite forcément le nombre de participants. 5 ou 6 personnes au maximum, pas plus.

3/ Relookez votre salle de réunion

Malheureusement, tout le monde ne peut pas avoir des salles de réunions à la hauteur de Google ou Facebook. Rendre votre salle de réunion un peu plus originale et moins froide est malgré tout possible sans avoir besoin d’installer trois toboggans. Une déco atypique, des objets un peu fun, des affiches stimulantes, des stickers à l’image de vos valeurs, de la couleur et de la bonne humeur et le tour est joué ! Le but : retranscrire l’identité de votre entreprise et dynamiser vos équipes avec une ambiance plus chaleureuse. Car on le sait, 81% des cadres font autre chose en réunion !

4/ Utilisez des outils collaboratifs

Les outils collaboratifs permettent d’intégrer tous les participants à la réunion, y compris lorsque le sujet ne les concerne pas directement. On casse les barrières hiérarchiques, tout le monde est au même niveau. Grâce à ces outils, personne n’est laissé de côté. On peut par exemple mettre en place un Google Doc pour avoir une prise de notes globale et complète. Et si vous voulez encore plus de créativité pour vos brainstormings, installez par exemple un tableau blanc ou ardoise adhésif.

5/ Organisez des Brain Food

Dur dur de rester concentré lorsque notre ventre crie famine. Surtout quand les réunions durent en moyenne 1h19 … Afin de nourrir le corps et l’esprit, vous pouvez organiser des brain food pré-réunion. Pas avec des amuses-bouche à moitié décongelés ou de la charcuterie très (trop) grasse, mais avec des aliments dans lesquels nutriments et vitamines sont présents. Noix, graines, légumes, salades fraîches : autant de possibilités qui permettent de booster vos équipes.