Fiche métier Assistant de direction Ses missions Organisation - Accueil des visiteurs - Reçoit et filtre les appels téléphoniques - Gère le(s) agenda(s) - Fixe les rendez-vous et les confirme - Réceptionne, saisit et expédie les courriers (papier et électronique) - Gère l'approvisionnement en fournitures de bureau - Organise les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules) - Organise le planning de travail et le suivi d'activités du responsable et de ses équipes (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels...). Gestion/suivie de dossiers - Prépare et suit les budgets - Classe et prépare les pièces comptables (factures, justificatifs de déplacement, etc.) - Prépare les dossiers pour les réunions ou les déplacements (y assiste éventuellement) - Archive et classe les documents, les dossiers... ; - Rédige des notes, rapports ou comptes rendu de réunions ; - Recherche les documents, monte les dossiers pour de nouveaux projets ; - Vérifie l'état d'avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs...) et prépare des éléments de réponses. Circulation/traitement de l'information - Effectue un suivi/reporting de l'activité de son service, par la réalisation de tableaux de bord... - Transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d'informations professionnelles - Joue un rôle d'interface relationnelle, voire de reporting dans l'entreprise - Coordonne et facilite la circulation d'informations entre la Direction générale et les autres services de l'entreprise, et entre le Directeur et les différents membres de son équipe. Son profil Ses qualités - Qualités relationnelles et diplomatie pour bien communiquer au sein de l'entreprise et avec l'extérieur (contacts téléphoniques, réunions, salons, médias, etc.), quel que soit l'interlocuteur. - Capacités rédactionnelles pour la réalisation de rapports, présentations... - Rigueur pour le contrôle systématique des documents (vérification de l'orthographe, libellé des destinataires et des adresses, etc.) avant leur mise en circulation et le respect des délais... - Disponibilité qu'impliquent les dépassements d'horaires liés à la réalisation de travaux urgents et les déplacements éventuels. - Discrétion pour respecter la confidentialité de certains dossiers et être un "bras droit" auquel on peut accorder toute confiance. - Sens de l'organisation pour savoir hiérarchiser les activités en fonction de leur degré d'urgence. - Souplesse et polyvalence pour être capable de s'adapter à une palette d'activités, et à l'évolution des décisions prises par la Direction et aux changements d'organisation. Les connaissances bureautiques et informatiques - L'utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messageries...) doit être parfaitement maîtrisée. Les langues étrangères - La connaissance de l'anglais, voire d'une 2e langue, est indispensable, notamment pour les entreprises travaillant dans un contexte international. Formation - BTS Assistant de Direction - Certains postes demandent un niveau Bac +3/4. (diplômes AES, sciences économiques, gestion, droit, ressources humaines, LEA...)