Fiche métier Assistant de direction

  • Organisation

    • - Accueil des visiteurs
    • - Reçoit et filtre les appels téléphoniques
    • - Gère le(s) agenda(s)
    • - Fixe les rendez-vous et les confirme
    • - Réceptionne, saisit et expédie les courriers (papier et électronique)
    • - Gère l'approvisionnement en fournitures de bureau
    • - Organise les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules)
    • - Organise le planning de travail et le suivi d'activités du responsable et de ses équipes (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels...).
  • Gestion/suivie de dossiers

    • - Prépare et suit les budgets
    • - Classe et prépare les pièces comptables (factures, justificatifs de déplacement, etc.)
    • - Prépare les dossiers pour les réunions ou les déplacements (y assiste éventuellement)
    • - Archive et classe les documents, les dossiers... ;
    • - Rédige des notes, rapports ou comptes rendu de réunions ;
    • - Recherche les documents, monte les dossiers pour de nouveaux projets ;
    • - Vérifie l'état d'avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs...) et prépare des éléments de réponses.
  • Circulation/traitement de l'information

    • - Effectue un suivi/reporting de l'activité de son service, par la réalisation de tableaux de bord...
    • - Transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d'informations professionnelles
    • - Joue un rôle d'interface relationnelle, voire de reporting dans l'entreprise
    • - Coordonne et facilite la circulation d'informations entre la Direction générale et les autres services de l'entreprise, et entre le Directeur et les différents membres de son équipe.
  • Ses qualités

    • - Qualités relationnelles et diplomatie pour bien communiquer au sein de l'entreprise et avec l'extérieur (contacts téléphoniques, réunions, salons, médias, etc.), quel que soit l'interlocuteur.
    • - Capacités rédactionnelles pour la réalisation de rapports, présentations...
    • - Rigueur pour le contrôle systématique des documents (vérification de l'orthographe, libellé des destinataires et des adresses, etc.) avant leur mise en circulation et le respect des délais...
    • - Disponibilité qu'impliquent les dépassements d'horaires liés à la réalisation de travaux urgents et les déplacements éventuels.
    • - Discrétion pour respecter la confidentialité de certains dossiers et être un "bras droit" auquel on peut accorder toute confiance.
    • - Sens de l'organisation pour savoir hiérarchiser les activités en fonction de leur degré d'urgence.
    • - Souplesse et polyvalence pour être capable de s'adapter à une palette d'activités, et à l'évolution des décisions prises par la Direction et aux changements d'organisation.
  • Les connaissances bureautiques et informatiques

    • - L'utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messageries...) doit être parfaitement maîtrisée.
  • Les langues étrangères

    • - La connaissance de l'anglais, voire d'une 2e langue, est indispensable, notamment pour les entreprises travaillant dans un contexte international.
  • - BTS Assistant de Direction
  • - Certains postes demandent un niveau Bac +3/4. (diplômes AES, sciences économiques, gestion, droit, ressources humaines, LEA...)